Muchos costes de freelancer no son puramente profesionales. Un portátil se usa para trabajo de clientes y para navegar por ocio, un teléfono lleva llamadas de negocio y familiares, y una oficina en casa es también una habitación libre. Repartir estos costes mixtos con honestidad importa, porque normalmente solo la parte profesional es deducible, y reclamar todo el coste puede crear problemas. Esta calculadora divide cualquier gasto en tres partes: profesional frente a personal, luego la parte profesional entre dos proyectos, con una estimación del ahorro fiscal.
El porcentaje de uso profesional es el juicio clave. Básalo en algo que puedas demostrar: horas de uso, dÃas de uso o superficie en el caso de una habitación. Si trabajas con el portátil alrededor del setenta por ciento del tiempo, el setenta por ciento es una parte defendible. Si usas un teléfono por igual para trabajo y vida personal, el cincuenta por ciento es honesto. Los números redondos sin razonamiento detrás parecen suposiciones; una nota corta sobre cómo mediste la parte convierte el mismo número en prueba.
Veamos un ejemplo. Un portátil cuesta 1200 y se usa un setenta por ciento para el negocio, asà que la parte profesional es 840 y la personal es 360, que no es deducible. De la parte profesional, el sesenta por ciento pertenece al Proyecto A, es decir, 504, y los 336 restantes pertenecen al Proyecto B o al negocio en general. Con un tipo impositivo del veinte por ciento, el ahorro estimado sobre la parte profesional es 168. Cada lÃnea es visible, asà que puedes revisar el reparto antes de registrarlo.
Repartir entre proyectos ayuda de otra forma: muestra qué trabajo cuesta realmente dinero. Un proyecto que consume software caro, viajes y equipo puede parecer rentable solo por sus honorarios y no serlo una vez contada su parte de costes. Cuando repartes los costes compartidos por proyecto, puedes poner un precio mayor al trabajo caro, dejar el trabajo que nunca paga o facturar a un cliente los costes que le pertenecen. Sin el reparto, todos los proyectos parecen igual de baratos de ejecutar, y no lo son.
La estimación del ahorro fiscal necesita la misma advertencia que toda herramienta financiera de este sitio. Las normas fiscales varÃan según el paÃs, la región y el año, y el tipo que introduces debe ser el tuyo. Un ahorro tampoco es dinero en mano: reduce el impuesto que de otro modo pagarÃas, y solo si el coste es de verdad deducible donde vives. Esta herramienta es solo un estimador educativo, nunca asesoramiento fiscal ni profesional, y un profesional cualificado debe revisar cualquier deducción sobre la que dudes.
Guarda un registro simple de cada reparto que hagas. Escribe la fecha, el artÃculo, el coste total, el porcentaje profesional, cómo lo mediste y el reparto por proyecto. Una lÃnea en una hoja de cálculo por gasto es suficiente. Si una autoridad fiscal pregunta alguna vez, ese registro es la diferencia entre una deducción que puedes defender y una deducción que debes devolver con sanciones. La calculadora te da los números; el registro les da historia.
Los errores comunes son fáciles de evitar una vez que los ves. El primero es reclamar el cien por cien de un artÃculo claramente mixto, como un coche familiar o una factura de internet compartida. El segundo es repartir por intuición en lugar de por medición, y luego olvidar el razonamiento a fin de año. El tercero es contar dos veces: repartir el mismo coste entre dos proyectos al cien por cien cada uno. Comprueba que tus partes por proyecto no sumen más que la parte profesional, y las cuentas de la herramienta seguirán siendo honestas.
Usa esta calculadora siempre que un coste se comparta de algún modo: equipo nuevo, un plan de teléfono, internet, un escritorio de coworking usado a tiempo parcial o un curso que sirve a dos clientes. Ejecuta el reparto, guarda los números en tu registro de gastos y sigue adelante. Cinco minutos por gasto evitan una reconstrucción dolorosa a fin de año, mantienen honestos los costes de tus proyectos y mantienen defendibles tus deducciones. Ese es todo el trabajo de esta herramienta, y lo hace con cuatro números.