Qué hace esta herramienta
La dieta es una cantidad diaria que se paga para cubrir la comida y los gastos pequeños mientras se viaja por trabajo o en grupo. La cantidad justa cambia según la ciudad, porque un día en una capital cara cuesta mucho más que un día en un pueblo pequeño. También cambia según el tipo de día: un día completo fuera merece la tarifa completa, mientras que un día de viaje con solo la cena fuera merece la mitad. Este planificador tiene en cuenta ambas diferencias. Escribes una tarifa diaria por ciudad, el número de días completos y el número de medios días. La herramienta calcula la dieta de cada ciudad y el total, para que nadie cobre de más ni se quede corto.
Cómo usarlo
Añade una fila por ciudad del viaje. Escribe el nombre de la ciudad, la tarifa diaria que se aplica allí, cuántos días completos pasarás allí y cuántos medios días. Los medios días pagan exactamente la mitad de la tarifa diaria, que es la regla habitual que usan la mayoría de las organizaciones. Pulsa el botón y lee la tabla: cada dieta por ciudad en su propia línea y el total general debajo. Si cambia una tarifa, actualiza esa fila y pulsa de nuevo. Las cuentas son sencillas a propósito, porque las discusiones sobre dietas casi siempre vienen de reglas poco claras, no de cálculos complejos, y una tabla clara las resuelve rápido.
Un ejemplo práctico
Piensa en un viaje de trabajo con tres ciudades. La capital paga 80 al día durante tres días completos y un medio día, lo que son 280. La segunda ciudad paga 60 al día durante dos días completos, lo que son 120. La tercera ciudad paga 50 al día durante un día completo y dos medios días, lo que son 100. La dieta total es de 500. Sin la regla del medio día, el mismo viaje podría pagar 80 por un día en que solo se cenó fuera, o no pagar nada por él. Ambos errores provocan discusiones. La tabla muestra la regla aplicada igual en cada ciudad, que es lo que hace que el pago parezca justo para todos.
Consejos para dietas justas
Primero, fija las tarifas con precios reales, no con tablas antiguas de la empresa. Una tarifa fijada hace cinco años puede estar muy por debajo de los precios actuales de comida en esa ciudad. Segundo, define el medio día por escrito antes del viaje: un día con viaje por la mañana o por la noche, por ejemplo, cuenta como medio. Tercero, mantén los costes de hotel separados de las dietas, porque mezclarlos esconde ambas cifras e invita a contar dos veces. Cuarto, paga la dieta antes del viaje cuando sea posible, para que los viajeros no presten su propio dinero al viaje. Quinto, guarda el plan junto a los recibos, para que el equipo de finanzas pueda comprobar el total en minutos.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta como medio día? Cualquier día en que estés fuera solo parte del día, normalmente un día de salida o de llegada. ¿La tarifa debe incluir el transporte? El transporte local suele estar incluido en la dieta, mientras que los vuelos y hoteles se gestionan aparte, pero comprueba primero tu propia política. ¿Pueden variar las tarifas dentro de una ciudad? Sí, añade la ciudad dos veces con tarifas y días distintos si los fines de semana difieren de los días laborables. ¿Mis datos se guardan? No, el planificador funciona por completo en tu navegador y no envía nada en línea, así que tarifas y viajes quedan privados.
Lista de comprobación antes del viaje
Pon las reglas de las dietas por escrito antes de que nadie viaje, incluso para un viaje de equipo pequeño, porque las reglas verbales se recuerdan de forma distinta por cada persona. Indica la tarifa diaria por ciudad, qué cuenta como medio día, si el transporte local está incluido y cuándo se paga el dinero. Usa el planificador con esas reglas y comparte la tabla con todo el grupo, para que el total esté acordado antes de salir. Guarda la tabla impresa con la documentación del viaje, y si una ciudad cambia a mitad del viaje, recalcula esa fila de ciudad al momento y anota el cambio. Reglas claras y una tabla compartida convierten las dietas de una fuente de fricción en un detalle tranquilo de fondo.
English version: Per Diem Trip Planner – No Sign-Up Needed, For Every Traveller