Imprimir etiquetas de dirección parece simple hasta que te sientas con una lista de cincuenta nombres y un paquete de hojas de etiquetas, y te das cuenta de que no sabes cuántas hojas necesitas, ni si las direcciones cabrán en la cuadrícula. Una hoja de etiquetas desperdiciada cuesta poco, pero una tirada desalineada desperdicia todo el paquete, y reimprimir a mano frustra el propósito. Este planificador toma tus direcciones pegadas y un formato común de hoja, cuenta las etiquetas, calcula las hojas y previsualiza la primera hoja, para que imprimas una vez y bien.
El recuento es una división simple con redondeo hacia arriba. Si tienes 47 direcciones y tu hoja tiene 30 etiquetas, necesitas dos hojas, porque 47 dividido entre 30 es 1,57, y no puedes comprar ni imprimir parte de una hoja. La segunda hoja tendrá las 17 etiquetas restantes y dejará 13 en blanco, que puedes usar después para rezagados o guardar para el próximo envío. Si tienes exactamente 60 direcciones en hojas de 30 etiquetas, necesitas exactamente dos hojas sin desperdicio, que es el caso satisfactorio que rara vez ocurre en la vida real.
Veamos un ejemplo. Pega tres direcciones separadas por líneas en blanco, elige el formato de 3 por 10, y la herramienta encuentra 3 direcciones, 30 etiquetas por hoja y 1 hoja necesaria, con una cuadrícula de vista previa que muestra tus tres direcciones en las tres primeras celdas de la fila superior. Ahora pega 35 direcciones en su lugar, y la herramienta informa de 2 hojas: la primera hoja completa de 30 y una segunda hoja con 5. La vista previa siempre muestra la primera hoja, que es la que compruebas para alinear antes de imprimir el resto.
Los cuatro formatos de esta herramienta coinciden con los recuentos más comunes de hojas Avery. La Avery 5160 es de 3 columnas por 10 filas, dando 30 etiquetas por hoja, y es la predeterminada para etiquetas de dirección en muchas oficinas. La Avery 5161 es de 2 por 10, dando 20 etiquetas mayores, mientras la 5162 es de 2 por 7, dando 14, y la 5163 es de 2 por 5, dando 10. Otras marcas venden hojas con los mismos recuentos, pero el tamaño físico de etiqueta puede diferir, así que comprueba siempre las dimensiones de etiqueta de tu paquete, no solo el recuento, antes de elegir un tamaño de fuente.
El tamaño de fuente es donde suelen fallar los proyectos de etiquetas. Una hoja pequeña de 30 etiquetas tiene sitio para unas cuatro líneas cortas por etiqueta a un tamaño legible, mientras una hoja mayor de 14 etiquetas puede tener seis o siete líneas con comodidad. Si tus direcciones incluyen nombres de empresa largos, números de apartamento y direcciones de calle de dos líneas, elige una etiqueta mayor en vez de encoger la fuente hasta que nadie pueda leerla. Prueba una etiqueta con el tamaño elegido, léela a distancia de un brazo, y solo entonces imprime la tirada completa.
La alineación es el paso que nunca debes saltar. Imprime primero una hoja de prueba en papel normal, luego sostenla contra una hoja real de etiquetas frente a una luz, o coloca la hoja de prueba sobre la hoja de etiquetas y comprueba que cada dirección impresa quede dentro del contorno de su etiqueta. Las impresoras desplazan el papel uno o dos milímetros, y ese desplazamiento es invisible en papel normal pero obvio una vez que empuja el texto sobre el borde de una etiqueta. Si la prueba falla, ajusta los márgenes en la configuración de tu impresora y prueba de nuevo; una hoja de prueba no cuesta nada comparada con un paquete de etiquetas estropeadas.
Usa este planificador para tarjetas de Navidad, invitaciones de boda, envíos de empresa o cualquier lista que deba salir en etiquetas. Pega las direcciones, elige tu hoja, anota el número de hojas y compra una hoja de repuesto para errores y añadidos de última hora. Un envío que empieza con una cuadrícula contada y previsualizada termina más rápido, desperdicia menos y parece profesional, y esta herramienta te da esa cuadrícula antes de imprimir una sola etiqueta.